Jakarta,- Dalam rangka mendukung transformasi digital dan meningkatkan kemampuan administrasi persuratan dan tata naskah dinas elektronik (e-Office), Direktorat Jenderal Tata Ruang, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) menggelar Workshop Kearsipan dan Tata Naskah Dinas Elektronik. Acara ini diselenggarakan selama 3 (hari) pada tanggal 29 September-1 Oktober bertempat di Tangerang, Banten secara luring maupun daring.

Sekretaris Direktorat Jenderal Tata Ruang Farid Hidayat yang turut hadir secara daring menyampaikan, tujuan diselenggarakannya kegiatan ini adalah agar para pegawai di lingkungan Ditjen Tata Ruang dapat lebih memahami terkait pengelolaan arsip aktif dan dinamis serta meningkatkan penggunaan tata naskah dinas elektronik (e-Office). “Apabila suatu institusi memiliki sistem administrasi yang baik, maka pelayanan yang diberikan kepada masyarakat pun akan menjadi lebih maksimal,” ungkapnya.

Pada kesempatan yang sama, Kepala Bagian Keuangan dan Umum, Hendro Pratikno menjelaskan bahwa untuk mendukung pengelolaan kearsipan, Kementerian ATR/BPN telah menyusun beberapa regulasi mengenai kearsipan. Hendro juga menjelaskan, dalam melakukan pengelolaan arsip di lingkungan Ditjen Tata Ruang ditemui beberapa kendala, salah satunya adalah Sumber Daya Manusia (SDM) arsiparis yang saat ini masih belum tersedia. “Untuk mengatasi kurangnya ketersediaan SDM arsiparis, saat ini beberapa pegawai di lingkungan Ditjen Tata Ruang sedang mengikuti Pendidikan Kilat (Diklat) untuk nantinya menjadi arsiparis,” jelasnya.

Hadir sebagai narasumber hari pertama, Arsiparis Ahli Madya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Susanti, memaparkan pentingnya pengelolaan arsip aktif. “Pengelolaan arsip mempunyai sejumlah manfaat diantaranya arsip dapat ditemukan secara cepat, tepat, lengkap, dan aman. Selain itu, pengelolaan arsip yang baik juga dapat memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip dan memudahan penyatuan informasi terkait kearsipan,” ungkap Susanti.

Selain Susanti, acara workshop juga diisi oleh narasumber Arsiparis Ahli Madya lainnya, yaitu Sriyanto. Ia menyampaikan, pengelolaan arsip inaktif tak kalah pentingnya dengan pengelolaan arsip aktif. “Beberapa cara pengelolaan arsip inaktif adalah berupa pemberkasaan arsip serta penyusutan arsip,” jelasnya.

Hari kedua kegiatan workshop yang mengusung tema Optimalisasi Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik (e-Office) dibuka oleh paparan dari Kepala Subbagian Kearsipan Biro Umum dan Layanan Pengadaan, Kementerian ATR/BPN, Ika Dini Haryanti terkait prosedur pemusnahan arsip. “Dalam rangka mengajukan surat persetujuan pemusnahan arsip wajib disetujui dan ditandatangani langsung oleh ANRI,” tegas Ika.

Sedangkan terkait fitur e-office, Kepala Subbagian Tata Persuratan, Biro Umum dan Layanan Pengadaan Kementerian ATR/BPN, Wahyuningtyas Kusuma Dewi mengenalkan fitur terbaru tata naskah dinas elektronik dan langkah-langkah penggunaan fitur naskah dinas elektronik. “Pengelolaan arsip dengan cara baru mengadaptasi teknologi informasi komunikasi yang terintegrasi secara elektronik. Hal ini dilakukan sebagai upaya menghasilkan pengelolaan arsip yang efisien dan efektif,” ungkap Wahyuningtyas.

Senada dengan Wahyuningtyas, Kepala Bidang Tata Kelola dan Infrastruktur Teknologi Informasi, Pusdatin Kementerian ATR/BPN, Tanti Wahyuni mendorong transformasi digital dengan mewajibkan ASN di lingkungan Kementerian ATR/BPN untuk segera melakukan pendaftaran tanda tangan elektronik (TTE). Ia mengungkapkan, sedikitnya ada enam (6) manfaat digunakannya TTE diantaranya, efisiensi waktu, TTE memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah, terjaminnya identitas pengguna, menghemat biaya pengeluaran, meningkatkan produktivitas serta meminimalisir resiko penduplikatan tanda tangan.

Kegiatan workhsop pada hari kedua ini juga menampilkan fitur SIPUSTARU. SIPUSTARU merupakan aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan arsip inaktif secara elektronik serta perpustakaan online yang dapat diakses melalui web browser.**

#DitjenTataRuang
#BersamaMenataRuang

Sekretariat Direktorat Jenderal Tata Ruang
Direktorat Jenderal Tata Ruang, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional

Twitter, Instagram, Tiktok @DitjenTataRuang
Facebook, Youtube: Ditjen Tata Ruang

Berita Terkait